“O que vou fazer nestes cinco minutos que faltam antes do almoço?”. É uma pergunta que muitas vezes surge na nossa cabeça e que acaba por ter um certo grau de complexidade, visto que é um período demasiado curto para escrever um artigo ou verificar todos os emails que ainda tem por responder. Contudo, aproveitar estes pequenos períodos podem tornar-se essencial para conseguir chegar ao final da semana com todas as tarefas que tinha na sua mente cumpridas. Afinal de contas, se todos os dias conseguirmos dar utilidade a estes cinco minutos, no final de um mês ou de um ano isso fará uma grande diferença. Basta fazer as contas.
A ideia para este artigo surgiu quando ainda tinha cinco minutos para trabalhar antes que tivesse de ir jantar. Como estava num dia bastante produtivo, tentei elevar essa produtividade ao máximo, fazendo com que todos os minutos fossem aproveitados. Mas bastou um pequeno bloqueio para que esse tempo passasse voando. Mais tarde, fiquei pensando o que poderia ter feito nesse período e desde essa data esses minutos não têm ficado por aproveitar.
Use uma extensão de Pomodoro para o Chrome
Uma das “técnicas” que tenho utilizado para gerir os meus cinco minutos finais (por vezes são 6 ou 7 mais isso não é relevante) é utilizar uma extensão para o Chrome da Técnica de Pomodoro. Quando vejo que concluí uma das minhas tarefas principais, ativo o tempo que falta naquele pequeno tomate que fica no canto superior direito com o tempo que ainda tenho. Com isso, quando terminar esse meu tempo aquele símbolo toca um alarme, afirmando que o tempo terminou. Porque o tenho em vez de ver no relógio do computador? Bem, é apenas pelo fato de que ter o tomate da Técnica de Pomodoro, ele me avisa quando terminar o meu tempo, evitando com que esteja preocupado se o tempo está chegando ao fim ou não, fazendo com que me concentre apenas na minha tarefa. Para que não perca muito mais tempo, ficam aqui 10 dicas do que pode fazer com apenas cinco minutos de trabalho:
1. Responder a comentários
Por vezes, os comentários de um blog ficam por responder durante semanas. Mas algum dia você terá que começar a fazê-lo. Por isso aproveite estes cinco minutos para começar a responder aos seus comentários. Depois disso, aponte em que ponto ficou e quando voltar da sua interrupção continue essa tarefa. Estas são boas oportunidades para começar a responder aos comentários visto que você muitas vezes não responde aos seus leitores porque não tem tempo, mas sim porque nunca se deu ao trabalho de começar essa tarefa. Outra das formas de melhorar a sua performance é dedicar todos os dias dez minutos para responder aos comentários, apesar de eu não aconselhar que o faça. Para perceber porquê, leia o nosso artigo sobre como dividir o dia em blocos de tempo.
2. Responder a um email
Se quiser manter a caixa de email vazia, é importante que constantemente vá respondendo às mensagens que lhe enviam. De preferência, que dedique um determinado tempo por dia para manter a sua caixa de email vazia. E quem sabe não seria bom aproveitar esses cinco minutos para começar esse trabalho? É claro que para muitas pessoas esses cinco minutos não são suficientes para responder a todos os emails, mas já é um começo.
3. Ver seus tweets
É uma das coisas que também tenho feito. Vou à homepage do meu twitter e vejo quais os artigos que achei mais interessantes. Depois guardo no Basecamp e leio mais tarde. Ao ter apenas cinco minutos, faz com que não acabe por ler artigos que prejudiquem a minha produtividade, pois apenas tenho cinco minutos.
4. Atualize algum software
Quantas vezes você não carrega naquele botão “mais tarde” para fazer o update de software? Quando tiver cinco minutos, aproveite para fazer essa tarefa, principalmente porque normalmente exige o reinício do seu software ou computador, o que pode acontecer quando você se for embora.
5. Ler um único artigo
Se tem cinco minutos, terá que usar a Lei de Parkinson para conseguir utilizar bem o seu tempo. E esse é uma boa altura para se focar na leitura de um artigo que aumente os seus conhecimentos na sua área. Ler apenas um, faz com que escolha aquele que maior impacto terá na sua profissional.
6. Organizar o ambiente de trabalho
Lembra-se de ter dito no meu artigo sobre organizar o ambiente de trabalho que deve tirar um momento do dia ou da semana pra realizar esta tarefa? Pois é, aproveite esses cinco minutos para cumprir essa tarefa. Limpe a sua mesa, retire todos os papéis que não interessam ou vá organizar a sua mala. Cinco minutos dá para fazer retirar muita coisa que esteja a mais na sua secretária!
7. Interagir nas redes sociais
Teve um artigo que leu ontem e gostou? Partilhe com os seus leitores! Para conseguir mais seguidores no Twitter ou angariar fãs no Facebook a sua interação é fundamental. Ao aproveitar estes pequenos momentos, não irá interromper tantas vezes outras tarefas mais importantes.
8. Organizar seu computador
Com certeza muitas vezes baixa imagens ou faz o download de ebooks que deixa no fundo do seu computador. Isso multiplicado por vários dias faz com que ele vire uma confusão. Divida isso por pastas e nesses cinco minutos coloque tudo na ordem.
9. Faça pagamentos e transferências
Teve aquela conta da eletricidade ou do celular que ainda não pagou? Com certeza isso está ainda bem fresco na sua cabeça e acaba por lhe vir ao pensamento durante várias fases do dia. Evite isso, aproveitando esses cinco minutos para eliminar essas pequenas tarefas que lhe causam mais stress no trabalho.
10. Dê uma pequena olhada no Google Analytics
Ver as suas estatísticas é fundamental para o seu blog para que saiba o que os seus leitores querem ler. Cinco minutos é tempo mais do que suficientes para ver como têm sido as suas visitas no dia ou na semana anterior.
Como costuma aproveitar esses cinco minutos?
Dar valor a todos os minutos do seu dia-a-dia faz com que ganhe tempo que normalmente vê escapar-lhe por entre os dedos. Se usar o Rescue Time, verá que grande parte do nosso tempo é perdido em coisas desnecessárias. E é nesse período que causamos grandes percas de produtividade ao final de um ano de trabalho, devendo por isso aproveitar todos os momentos que tenha.