Qualquer freelancer que tenha um volume de trabalho minimamente constante, sabe que as reuniões fazem parte do seu dia-a-dia. Os clientes estão sempre interessados em pedir orçamentos, analisar a evolução do projeto ou simplesmente retirar algumas dúvidas sobre o seu novo pedido. As reuniões fazem parte e não há como retirar elas do processo. No entanto, é importante saber equilibrar o número de reuniões com a necessidade das mesmas. Ou seja, será que alguns assuntos poderiam ser resolvidos com um ou dois emails? Ou será que o freelancer deve dar assim tanta atenção àquele cliente? Apesar de ajudarem a resolver problemas, a verdade é que as reuniões muitas vezes são desnecessárias e acabam afetando a sua produtividade.
Quem trabalha com clientes que estão constantemente pedindo um “tempinho” sabe o que isso significa. Perda de produtividade, tempo mal investido e muitas vezes a conclusão é nula comparada com os minutos (e por vezes horas) que foram investidos. Saber que reuniões ter e como ter essas reuniões é a chave para o freelancer conseguir focar-se nos encontros que realmente podem fazer a diferença para a sua carreira. Mas antes de perceber como pode diminuir o número de encontros com os seus clientes, é importante entender que existem pessoas que têm uma necessidade constante de se reunir. Aquela sensação de liderança que o cliente sente quando está se reunindo com o freela é o motivo de grande parte dos encontros. Então, o primeiro passo para começar a perder menos tempo com encontros deste gênero é fazer isso mesmo: perceber quais são os clientes que estão se reunindo com você apenas para preencherem o seu ego.
“Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer” (Jan Fields, vice-presidente do McDonald’s).
MELHORAR A PRODUTIVIDADE NA REUNIÃO
Depois de entender quais são as reuniões que podem ser evitadas, está na hora de começar a tornar as suas reuniões mais produtivas. Existem algumas características que se forem deixadas de parte, certamente levarão o seu encontro ao fracasso. Vejamos algumas:
- Falta de objetivo: A reunião tem de ter um propósito. Que tema será debatido nela? Quem chamou a reunião e porquê? Se o seu cliente pretende reunir-se consigo, pergunte-lhe porque razão esse encontro está acontecendo, qual o motivo dele existir. Mas claro, faça-o de uma maneira bem educada, caso contrário poderá dar a entender que não quer trabalhar. Você quer melhorar o trabalho com esse cliente, mas o seu tempo necessita de um motivo para ser gasto.
- Se puder, faça por email: Existem muitas reuniões que ficam resolvidas com dois ou três emails. Ao fazer isso, evita aquelas pessoas que gostam de chamar a atenção apenas porque lideram os encontros. Mas mais uma vez tenha cuidado para não ser mal interpretado pela pessoa que está a pagar o seu trabalho.
- Só se reúna com quem pode tomar decisões: Quando o freelancer trabalha com empresas maiores, é normal que o trabalho de supervisionar o projeto fique a cargo de um empregado do chefe. O problema é quando esse colaborador não tem poder de decisão. Quando você sugere alguma coisa, ele vai perguntar ao dono da empresa que depois responde e a informação só chega a você no final. Isso acaba por roubar muito tempo e a tornar o trabalho demasiado penoso. Se tiver que se reunir, tente fazê-lo com uma pessoa que possa tomar decisões no projeto e que possa fazer as alterações necessárias naquele momento.
- Se for para transmitir informação, tente poupar tempo: Algumas reuniões servem para tomar decisões enquanto outras servem apenas para dar a conhecer alguns dados. Ora, estas últimas podem muito bem ser resolvidas com uma simples apresentação ou um email bem elaborado. Em vez de perder tempo a explicar tudo ao pormenor, prepare uma apresentação. Se no final considerar que é necessário uma reunião, ao menos ela que sirva apenas para esclarecer as dúvidas.
- Prepare tudo antes: É muito comum vermos uma reunião ser transformada em duas. Na primeira é definido o que vai ser feito e na segunda são acertados os pormenores. Na pior das hipóteses elas até se podem transformar em três. Isso acontece porque normalmente não são definidos os temas antes mesmo de começar a reunião. Imagine que você quer marcar um jantar de final de ano com os seus parceiros de negócios. O processo correto será enviar uma email antes explicando o que vai ser falado na reunião e pedindo que os seus colegas levam algumas ideias. Vejamos o exemplo abaixo:
“Amigos e parceiros de negócios,
O ano está chegando ao fim e por isso gostaria de falar com vocês sobre um jantar de final de ano. Por isso, marquei esta reunião para quarta-feira no Skype às 18 horas. Gostaria que vocês trouxessem três sugestões de restaurantes, uma data que desse para vocês e até quanto estão pensando em gastar.
Até mais!”
- Se puder, se reúna enquanto almoça ou janta: O tempo é um recurso que deve ser utilizado com a maior inteligência possível e para ele não ser desperdiçado com reuniões, o melhor é mesmo aproveitar um almoço ou um jantar para falar com o seu cliente. Muitas vezes os problemas mais informais podem ser resolvidos dessa forma.
- O chat pode ser uma boa solução?: Atualmente, grande parte das minhas reuniões acontecem no chat do Facebook ou no Skype. Esta é uma excelente opção para encontros que não sejam muito prolongados e que envolvam resposta do gênero “sim” ou “não”.
ENTENDENDO A ESTRUTURA DAS REUNIÕES
Uma pequena pesquisa por reuniões na internet é o suficiente para perceber que esta está dividida em três fases: planejamento, reunião em si e o follow up final. Este é o modelo mundial e aconselho vivamente que o siga. Como o próprio nome indica, o planejamento é a fase em que a reunião é delineada, os pontos são definidos e os objetivos são traçados; a reunião em si é a forma como o encontro é conduzido, durante a qual é verificada se o “guião” apresentado antes é cumprido; já o follow up é a verificação se existe algum acompanhamento nos dias seguintes à reunião.
PLANEJAMENTO
Durante o planejamento, é importante que evite os nomes de reuniões como “Falar sobre o site X”. É determinante que assunto seja mais específico, tal como “Falar sobre as novas funcionalidades do design do site X alteradas esta semana”. Mas não se fique por aqui. Depois do tema principal, seja bastante específico na definição dos sub-temas. Quanto mais objetivo e direto for, melhor. As generalizações funcionam mal e tornam as reuniões pouco produtivas. Falar sobre mais do que um objetivo grande por vezes acaba por demorar horas e horas. Na dúvida, opte por esclarecer apenas um ponto central. Outra dica é: organize os seus pontos de forma lógica. Os mais fáceis primeiro para avançar rápido e os mais complexos para o final. Um último ponto no planejamento é a gestão do tempo. Se você acha que um ponto vai demorar 30 minutos, reserve 40 minutos para ele. Vejamos o exemplo prático de como deve ser feito:
Motivo: Reunião para aumentar produtividade
Pessoas envolvidas: Nomes das pessoas
Objetivo: Analisar a queda de produtividade da equipa de vendas durante o último mês
Pontos a analisar: Analisar a performance da equipa (10 minutos); anunciar problemas e onde perdemos relativamente ao ano passado (20 minutos); encontrar estratégias para resolver esse problema (20 minutos).
A última parte da logística está relacionada com as instalações da reunião. Se você vai fazer essa reunião por Skype, por exemplo, é importante garantir que a outra pessoa tem Skype ou que o seu não está dando problemas, caso você não utilize há algum tempo.
AÇÃO
Agora que já tem definido o seu objetivo, chegou o momento de dar um rumo a essa sua meta. Não basta trilhar o caminho. É necessário torná-lo real e segui-lo à risca. E para isso é necessário um condutor. Quem convida para a reunião (o cliente ou o freelancer) é que deve ser o condutor dessa reunião. Depois, esse condutor deve estar atento aos objetivos que foram definidos (não só relativamente ao tema quanto ao tempo) e não pode deixar muito o encontro fugir desse caminho.
Depois, perceba que a reunião está divida novamente em três momentos: início, desenvolvimento e fecho. Comecemos pela abertura. Entrar numa reunião falando sobre os pontos essenciais ou por vezes até polémicos é uma excelente forma de chamar a atenção para todos os participantes. A concentração das pessoas é muito reduzida e por isso uma boa entrada poderá garantir a atenção de todos (neste caso o cliente) durante os primeiros momentos. E para começar da melhor forma nada melhor do que ser pontual. Parece ser algo cliché, mas é verdade que esse parece ser um hábito que está sendo deixado de parte. A pontualidade é essencial pois cria uma relação de respeito inicial entre os vários intervenientes. Já o atraso pode deitar a reunião por água abaixo.
Um dos segredos para conduzir bem uma reunião quando ela sai fora do controle é utilizar uma questão. Ela faz com que a sua “ordem” pareça menos ofensiva. Veja o exemplo: “Senhora, que tal voltarmos ao nosso ponto principal: a produtividade? Só assim podemos concluir o nosso objetivo”. Ao questionar, você faz a outra pessoa pensar. Ao dar uma ordem, poderá entrar em conflito com essa mesma pessoa. Outro dos pontos é apontar tudo o que é dito de importante. Isto evita que ideias interessantes fiquem para trás mas também que voltem a ser debatidos pontos que já foram explorados anteriormente.
ENCERRAMENTO DA REUNIÃO
Agora chegou o momento de encerrar a sua reunião. É o momento em que você faz o “apanhado” de tudo aquilo que foi feito e confere se os seus objetivos foram cumpridos. No final, é importante não ficar com qualquer dúvida. Um dos grandes ensinamentos que tive enquanto frequentei o curso de jornalismo é que não devemos finalizar qualquer trabalho que esteja com dúvidas. Se existirem dúvidas, volte a tocar nesse ponto. Não termine as reuniões com dúvidas.
CONCLUSÃO
Reunião é muito mais do que unir duas ou mais pessoas e debater um assunto. É necessário que exista planejamento, que se saiba conduzir a reunião e que finalmente se faça o seguimento das tarefas que foram debatidas. Este último assunto deixamos para um outro dia, pois hoje já terá vários pontos para utilizar na sua própria reunião. Aconselho que antes de qualquer encontro com o cliente, dê uma olhada em todos estes pontos. Veja se está cumprindo todos eles e se a sua reunião está beneficiando o seu negócio ou se por outro lado, ela está prejudicando a sua produtividade.
E você, que dificuldades costuma ter numa reunião? Como tem planejado o encontro com os seus clientes?
Abraço