O email é sem dúvida uma praga dos tempos modernos. Apesar de ser muito útil, representa uma fonte de perca do nosso tempo bastante considerável. Especialmente se você for uma pessoa muito desorganizada que vê uma mensagem e depois não apaga. Isso faz com que fique com a sua caixa de email completamente cheia, obrigando-o a perder tempo quando tem que encontrar alguma resposta de um cliente. Se você é desse gênero de pessoas, este artigo é para si. Com o post de hoje vou ensiná-lo a organizar esta ferramenta para que o seu trabalho como freelancer seja realizado de um modo mais eficaz.
Grande parte do segredo para manter uma caixa de email vazia centra-se numa palavra: organização. Ela impede que você deixe trabalho para fazer, ou seja, responder a emails, acabando por tornar a sua caixa de entrada extremamente cheia. Isso acontece a 99% das pessoas não se preocupe. Isto porque hoje em dia ainda não existe uma fórmula infalível de organizar esta ferramenta. No entanto, hoje vou lhe dar algumas dicas que o podem auxiliar nesta vertente. Tenho utilizado alguns destes pontos e todos têm se revelado essenciais para manter a minha caixa de emails completamente vazia ao fim do dia!
Quais os benefícios destes métodos?
Manter esta ferramenta organizada é essencial para perder menos tempo com o email. Ser produtivo é essencial no seu trabalho como freelancer e o email, apesar de ser uma bela ajuda para o seu trabalho, é tal como as redes sociais, um meio muito fácil para você perder aqueles minutos que ao fim de uma semana de trabalho transformam-se em horas. Veja alguns benefícios de manter a sua caixa de email limpa:
- Perde menos tempo
- Não deixa emails por responder, pois terá sempre à mão aqueles que realmente interessam
- Concentra-se naqueles emails que realmente necessitam da sua atenção, deixando de parte notificações como as do Facebook por exemplo
Dicas para manter a sua caixa de email realmente vazia
O primeiro passo para conseguir manter a sua caixa de emails realmente vazia passa por criar três pastas, com os seguintes nomes:
Realizar hoje
Para todos aqueles emails que você vai ler hoje, mas que levam mais do que dois minutos a serem respondidos. Devem ser colocados na sua agenda para que possam ser respondidos no próprio dia. Atenção, volto a repetir, estes emails devem ser respondidos no próprio dia. Sem exceções. Nesta categoria enquadram-se as newsletter dos blogs por exemplo.
A meu ver, esta seção é a que mais contribui para que se acumulem emails. Assim, coloque as suas mensagens nas respectivas caixas. Para facilitar a sua vida, sugiro que dê ordens para mensagens que se adequem nesta categoria irem diretamente para esta pasta. Deste modo, evita que todas as vezes você tenha que movê-la para lá.
Mais tarde
Serve para guardar todas aquelas mensagens que você precisa ainda de conferir durante a mesma semana, como a confirmação da entrega de um trabalho ou a chegada de uma encomenda. Mal estejam finalizados, apague. É importante que tome este último passo para que também não acumule mensagens nesta pasta.
Arquivo
São todos aqueles emails que você acha que lhe podem ser úteis no futuro, mas que não sabe quando podem ser resolvidos. Pense neles só quando tiver algum tempo livre. Esta pasta serve, também, para guardar comprovativos, evitando que os perca e saia prejudicado num negócio. Esta é a única pasta onde deverá permitir a si ter mais que alguns emails, visto que é uma organização a longo prazo.
É claro que além destas três categorias, terá a sua caixa de entrada. O objetivo de tudo isto será evitar que a sua caixa de entrada fique cheia, encaminhando os emails conforme o tratamento que eles merecem. E o que faço aos emails que consigo responder em menos de 2 minutos? Bem, a esses só lhe resta uma opção: responder! Mal tenha à sua frente um desses trate de responder e tente terminar de uma vez por todas com a situação. Eles também têm a sua parte de responsabilidade no seu acumular de emails. Portante trate já deles. Responda e acabou.
Deste modo, conseguirá manter a sua caixa de emails sempre vazia, deixando as outras pastas com algum volume. Contudo, certifique-se que apenas a pasta ‘Arquivo’ poderá ter um volume acentuado, as outras devem estar quase sempre com menos de dez emails. É claro que manter isto exige organização diária, definir objetivos e disciplina pessoal. Deixo-o agora outras dicas que o podem ajudar ainda mais a perder menos tempo com o email.
Não receba emails que não lhe interessam
Todos os sites querem o seu email. Poder ter o seu contato pessoal para poder publicizar produtos, enviar informação ou manter uma janela aberta para futuros contatos é a chave do sucesso para muitos blogs. Para isso, fazem promoções, oferecendo algo para que você dê o seu email para a base de dados deles. Não tem mal nenhum, são técnicas de marketing que funcionam nos dias de hoje.
Mas cada um deve cuidar de si. Portanto, não assine as newsletters de todos os sites que encontra pela frente. É bom poder todos os dias receber um artigo na sua caixa de email com um assunto que lhe interessa, como faço no site. Contudo, o problema está quando você aceita todo o género de sites, perdendo o foco naqueles que realmente interessam para o seu trabalho. Portanto, trate já de deixar de ser assinante em sites que pouco contribuem para a evolução da sua carreira como freelancer. Deste modo, acredito que evitará cerca de 50% dos emails que recebe todos os dias, poupando-lhe trabalho (e tempo) a eliminá-los. Além disso, notificações como as do Facebook ou Twitter nem sequer devem ser encaminhadas para a sua caixa de email.
Cuidado com os emails dos amigos
O seu email é uma ferramenta de trabalho, portanto não há muito espaço para aquelas piadas sem graça ou vídeos que só o fazem perder tempo. E aí os amigos acabam por ter um papel fundamental. Eles apenas quiseram compartilhar esses momentos divertidos consigo é um fato. Mas como disse, o seu correio eletrônico é uma ferramenta de trabalho e como tal, deve pedir-lhes para não enviarem esse género de mensagens. Se preferir guardá-las, faça o mesmo processo: selecione que quem envia esse gênero de emails vá sempre para a pasta ‘arquivos’ e leia-os só quando tiver tempo.
Não veja constantemente os emails
No artigo como dividir os seus dias em blocos de tempo, toquei na questão do email, visto que existem pessoas que gostam de verificar a sua caixa de entrada a toda à hora. Não caia nesse erro. Defina dois horários do seu dia para verificar o seu email, uma a seguir ao almoço e outra no final do dia.
Pronto para organizar o email?
Como deve ter conseguido perceber no artigo, organizar o email é essencialmente dividi-lo em quatro pontos: ‘Caixa de entrada’, ‘Realizar hoje’, ‘Mais tarde’ e ‘Arquivo’. Neles aplicará cada uma das tarefas que defini acima. É importante que seja rigoroso consigo neste aspeto, pois basta uma semana mal organizada para depois ter que perder um dia a por a casa em ordem.
Aplique esta técnica e depois diga-me os resultados. E o leitor, o que tem feito para organizar o seu email? Gostou da nossa técnica?
Abraço!