Existem várias técnicas que podem ajudar na sua organização pessoal e no aumento de produtividade. Já falei aqui sobre a Lei de Pareto, a Técnica de Pomodoro ou a Lei de Parkinson. Todas elas são técnicas e leis que ajudam a ter uma noção exata de como você está investindo o seu tempo e como pode fazer para otimizar a sua produtividade. Além disso, existem ainda aplicativos como o Rescue Time, o Paymo ou o Shoeboxed que também podem ajudá-lo a ser uma melhor profissional no seu dia-a-dia. Porém, existe uma técnica que também utilizo muito mas que ainda não tinha falado na Escola Freelancer: os mapas mentais.
Apesar de atualmente trabalhar com o Wunderlist para a organização e priorização de tarefas, uso os mapas mentais para projetos maiores como organização de eventos, planejamento de ebooks ou projetos que envolvam várias pessoas e onde as tarefas estejam distribuídas. Neste texto, vou explicar ainda os principais princípios que deve seguir para fazer um mapa mental eficaz e quais as ferramentas que deve utilizar para ser mais produtivo na organização das suas tarefas. Tal como todos os aplicativos do gênero, os mapas mentais não vão ser a solução definitiva para todos os seus problemas de organização, mas certamente darão uma excelente ajuda na execução de projetos maiores.
O QUE SÃO MAPAS MENTAIS?
O mapa mental é a organização das suas tarefas e ideias de uma forma mais simples. Esta técnica foi inventada pelo inglês Tony Buzan (recomendo vivamente a leitura dos seus livros). Os mapas mentais têm como objetivo não só organizar mas também solucionar problemas que, à partida, parecem muito complexos, mas que com a divisão de passos acabam ficando bem mais simples. Todos os mapas mentais têm uma ideia central, que depois é ramificada por outros subpontos. A imagem abaixo representa bem o planejamento efetuado para a construção de um web site:
Como podem ver, existe uma ideia central que depois é dispersa por outros pontos. A realização de um projeto maior (ex: organização de uma conferência, palestra, etc) pode parecer algo simples, mas a verdade é que quando chega a hora de começar grande parte das pessoas pergunta: “Por onde devo começar?”. Os mapas mentais ajudam nisso mesmo: a delinear a tarefas e a escolher prioridades. De uma forma muito resumida, esta técnica impede a procrastinação que atrasam grande parte das tarefas.
COMO USAR OS MAPAS MENTAIS?
Apesar de parecerem extremamente simples, os mapas mentais têm alguns segredos que ajudam a otimizar o seu planejamento. Esta técnica pode ser útil para:
- Definição dos passos corretos para a realização de um trabalho para o cliente
- Organização de livros, ebooks e cursos
- Organização de palestras
- Apresentação de novos produtos
- Definição de novos métodos de trabalho
- Definição de escolhas
- Gerenciar o tempo
Todos os mapas mentais devem começar com uma ideia central. Ela deve ser a mais simples possível, usando muitas vezes apenas uma ou duas palavras. O segredo aqui é manter a simplicidade. Depois, vá escolhendo os subtópicos anexados a esse tema. As ideias secundárias ainda devem ter algum destaque, enquanto que a terceira ramificação deve, por norma, ser a última de todas. Mais do que isso poderá prejudicar a sua produtividade. As imagens e as cores também são outro fator fundamental pois ajudam a separar as várias áreas existentes. Porém, tenha cuidado para não perder muito tempo com tarefas fúteis na estruturação do seu projeto. Caso contrário, passará muito tempo no planejamento e pouco tempo na execução da mesma.
MAPAS MENTAIS VS TOMAR NOTAS
Desde o lançamento dos mapas mentais que sempre existiu um debate muito interessante: os mapas mentais podem substituir o apontamento de notas? Ou seja, desde a criação de mapas mentais que todos devemos esquecer aqueles antigos blocos de notas e começar a planejar os nossos projetos através de aplicativos que ajudem a realização de mapas mentais? A resposta é “sim e não”. Por um lado, os mapas mentais facilitam efetivamente a nossa organização e tornam mais simples as tarefas mais complexas. Por outro lado, os mapas mentais não são úteis para tomar notas no nosso dia-a-dia. O segredo está em usar as duas técnicas em simultâneo.
Dica: Tome notas no Evernote e use os mapas mentais para projetar eventos maiores. Além disso, existem aplicativos que sincronizam com o Evernote e permitem que você exporte os seus mapas mentais para o Evernote.
VANTAGENS DOS MAPAS MENTAIS
Já uso os mapas mentais há cerca de um ano. Use para planejar os meus dois ebooks e usei-o também para planejar o terceiro, que irá para o ar nas próximas semanas. Além disso, ele tem sido indispensável para a organização de tarefas maiores como palestras e workshops. A principal vantagem dos mapas mentais é que ele obriga o usuário a começar o projeto com uma tarefa central e a partir daí todas as outras passam a ser secundárias. Já quando esse planejamento é realizado no papel a definição de prioridades fica mais difícil.
Outras das vantagens é que já existem muitos aplicativos úteis para organização de mapas mentais. No seu início, os mapas mentais eram realizados em folhas de papel, o que acabava por ser pouco prático. No entanto, existem atualmente várias ofertas no mercado e poderá sempre exportar imagens, sincronizá-las com smartphones ou partilhá-las nas redes sociais. Segundo os especialistas, os mapas mentais ainda são muito úteis pelo fato de ajudarem o usuário a manter o foco nas palavras-chave do projeto, evitando que se perda em outras frases e palavras menos relevantes.
COMO TENHO UTILIZADO OS MAPAS MENTAIS
Como referi anteriormente, tenho usado os mapas mentais para tarefas maiores. Em primeiro lugar, é necessário escolher o aplicativo certo. Eu utilizo o MindMeister. Não existe qualquer relação especial com ele. Utilizo-o apenas porque foi o primeiro que encontrei e porque realmente realiza todas as tarefas que pretendo, permitindo ainda que sincronize todas as tarefas com o meu iPhone. Ele funciona num sistema de cloud computing e a versão grátis permite que consiga realizar todos os passos necessários. Para saber mais basta ver a review que escrevi, clicando aqui. Ou então veja o vídeo abaixo e saiba como deve usar.
Depois, sigo alguns conselhos dados pelo Tony Buzan: tenho uma ideia central e divido-a em subtópicos. Raramente ultrapasso a terceira fase. Tenho também o cuidado em definir as tarefas numa ordem específica. Neste meu caso, prefiro começar da esquerda para a direita e de cima para baixo. Porém, alguns especialistas aconselham que se inicie no sentido dos ponteiros do relógio. A escolha deve ser sua e ser usada conforme a sua organização pessoal. Um dos pontos que acabo deixando de lado são as cores e as imagens. Considero que isso não é primordial para a minha organização. Contudo, se você preferir usar imagens e cores para facilitar a sua organização, considere fazê-lo.
Para facilitar ainda mais o seu trabalho, vou partilhar alguns sites que pode usar para organizar os seus mapas mentais:
- SpiderScribe
- MindMeister
- Stormboard
- Wridea
- Bubbl.us
- Wisemapping
- LucidChart
- Text 2 Mind Map
- Spicynodes
- Mind 42
CONCLUSÃO
Se você nunca experimentou os mapas mentais, aconselho vivamente que o faça. Eles são extremamente úteis em projetos maiores e vão ajudá-lo a ser mais produtivo no seu trabalho. Dificilmente poderão ser úteis para a organização de tarefas diárias ou para apontamentos de notas. Porém, podem sincronizar com outros aplicativos que você use. É tudo uma questão de conseguir encontrar o seu método de trabalho.
E você, já tinha experimentado mapas mentais? Como foi a sua experiência com eles?
Abraço