O tempo torna-se um problema quando o assunto é trabalhar em casa. Isto porque torna-se difícil controlá-lo para saber depois quanto devemos cobrar aos nossos clientes. Estar o tempo todo olhando para o relógio talvez não seja uma política muito correta, visto que isso prejudica em muito a sua produtividade. O ideal será mesmo um site onde você possa inserir todas as tarefas e saber para que clientes está a dedicar essas mesmas tarefas. Para que você fique mais descansado, hoje vou lhe apresentar 12 ferramentas para freelancers que pode utilizar para controlar melhor o seu tempo e facturação, de modo a não cometer erros com os seus clientes.
Das ferramentas que lhe vou falar de seguida, algumas são pagas, outras completamente grátis, mas todas elas têm um período gratuito, o que aconselho vivamente a experimentar. O único ponto negativo é estarem quase todas elas em inglês, mas com poucos dias passará a perceber plenamente como funcionam. Além disso, pode também ser uma grande ajuda para projetos com várias pessoas ao mesmo, visto que algumas ferramentas conseguem controlar o que andam a fazer as outras pessoas que você contratou. Fica aqui a lista!
1. Harvest
É dos mais completos softwares de gestão, tempo e trabalho a nível mundial. Com uma interface bem simples, o Harvest permite que faça várias coisas:
- Gerenciamento do tempo
- Trate da facturação dos seus clientes
- Faça relatórios relativos à sua produtividade
- Calcula automaticamente quanto deve cobrar a cada cliente
- Permite exportar todos os dados
- Cria estimativas para que você possa enviar aos seus clientes um orçamento
- Rápido suporte
Preços: de 12 a 99 dólares por mês com 30 dias de versão teste
2. Toggl
Bastante simples e fica logo pronto a usar com um simples login do Google. Basca começar uma tarefa e depois quando a terminar faça “stop” e tem aí o tempo exacto de quanto tempo essa tarefa demorou. Queria algo mais simples? Impossível! Ainda por cima gera relatórios que lhe permitem saber o que fez durante a semana ou mês, com cada dia bem pormenorizado. A versão mais barata do Toggl permite que adicione apenas uma pessoa ao projeto, enquanto a versão paga mais cara dá-lhe disponibilidade até 40 utilizadores.
Preços: de 5 a 40 dólares por mês com 30 dias de versão teste
3. CurdBee
Adicione clientes, organize uma equipa ou acompanhe os pagamentos de clientes. Estas são apenas algumas das coisas que pode fazer com o Curdbee, num site que lhe vai facilitar muito a vida em termos de pagamentos e cobranças. Com um design bastante simples, pena a parte de gestão de tempo ser um pouco tão complexa. Mas é apenas o único ponto negativo a apontar a este site que vale a pena conferir.
Preços: Versão totalmente grátis até 149 dólares por ano
4. InvoiceExpress
Geralmente os sistemas de faturação são um grande problema para os freelancers. Passar faturas e fazê-lo da maneira correta é uma dificuldade para alguns, o que mais tarde pode originar problemas graves a nível de financiamento. Contudo, com o Invoice Express tudo fica mais fácil. Esta plataforma de faturação funciona de um modo bastante simples, na qual pode realizar várias tarefas tais como gerir bases de dados de clientes, relatórios de atividades e agendamentos.
Preços: de 1 a 30 euros por mês com 30 dias de versão grátis
5. Rescue Time
O Rescue Time é a minha ferramenta de eleição para conseguir saber onde realmente anda a gastar o seu tempo. Com um site bastante simples, esta plataforma faz uma análise de todas as janelas que tem abertas no seu computador, criando posteriormente um relatório no qual diz quanto tempo perdeu em cada site. E isso tudo está disponível no site do Rescue Time a qualquer hora. Contudo, o software envia também um email todo o final de semana com um relatório completo de onde você andou a perder todo o seu tempo durante os dias de trabalho.
Preços: Versão totalmente grátis até 9 dólares por mês
6. SlimTimer
É outro gerenciador de tarefas mas um pouco mais complexo. No Slimtimer você pode definir quando vai começar uma tarefa e quando deve pará-lo. Pode partilhar as suas ideias para outros colaboradores no email. A versão é gratuita e foi criada por web designer freelancer que tinha dificuldades em controlar o seu tempo.
Preços: Completamente grátis
7. Ronin
Conta com um site bastante simples e que qualquer freelancer consegue perceber como funciona em apenas alguns minutos. De resto, o Ronin conta com tudo o que a maioria dos sites do gênero têm: gestão de projetos, faturamento e gestão de tempo. Vale a pena conferir, visto que tem uma versão paga que é infinita e que dá para gerir num máximo até 2 clientes.
Preços: Versão grátis até 49 dólares por mês
8. Klok
A principal vantagem do Klok é que permite que trabalhe em vários projetos ao mesmo tempo sem perder a organização. Como? Automaticamente quando você deixa de trabalhar num projecto no ambiente de trabalho ele para de contar o tempo desse projeto e passa a contar o tempo do projeto seguinte. Outra das vantagens é que pode conectá-lo com outras ferramentas como o Harvest ou o Fresh books. De resto, conta com todas as funcionalidades dos outros sites, mas com um modo de funcionamento um pouco complicado, visto que muitas vezes trabalha diretamente com código.
Preços: grátis até 15,99 dólares
9. Function Fox
O forte do Function Fox é mesmo o apoio ao cliente, que está disponível desde o plano mais barato até ao mais caro. Ótimo para freelancers visto que a versão mais barata suporta apenas uma pessoa, o que pode ser mais do que suficiente. Conta com um design bastante simples e tem quase todas as ferramentas para a manutenção de projetos, com relatórios feitos na hora. Permite adicionar um número infinito de utilizadores desde que pague para isso.
Preços: de 5 a 50 dólares por mês
10. Paymo
Faz tudo o que fazem os outros sites mas com algumas vantagens. A primeira é ser completamente integrável com aplicações para iPhone e Android. A segunda é que o gerenciador de tempo do Paymo é bem mais completo que os outros. E a terceira é que conta com add-on para quase todos os browsers, o que pode ajudar a aumentar a sua produtividade.
Preços: Versão grátis até 9,99 dólares por mês
12. Fresh Books
O Fresh Books, sistema de faturação bastante simples, é uma excelente plataforma para quem trabalha com mais pessoas na equipa de freelancers. Isto porque permite que mais do que um usuário possam utilizar o site. O Fresh Books conta com todas as funcionalidades que um sistema de faturação necessita: permite enviar cobranças, saber a situação de cada cliente e dar baixa de pagamentos. O site conta também com uma versão grátis, que pode ser criada em poucos minutos. Essa mesma versão permite que seja gerente de apenas três clientes e possa utilizar uma pessoa além do criador da conta.
Preços: Versão grátis até 19 dólares por mês
Quais ferramentas costuma utilizar?
Todos estes sites que lhe apresentei apresentam excelente soluções para quem trabalha como freelancer, de modo que já não existe desculpa para não controlar o seu tempo ou gerir o faturamento dos seus clientes de um modo bastante simples e eficientes. Os valores tornam-se irrisórios quando comparado com o tempo que você ganha, já não falar dos erros que evita.