Break even: o que é e como calcular o da tua empresa

O que é o break even (ou ponto de equilíbrio)

O break even é o ponto em que as receitas igualam os custos: a empresa não dá lucro, mas também não dá prejuízo. Escreve-se break even, break-even ou breakeven, tanto faz, e em português chama-se ponto de equilíbrio.

Mede-se em vendas, e a fórmula é sempre a mesma: custos fixos a dividir pelo que te fica de cada venda. É assim na Wikipédia, é assim nos manuais de gestão e é assim que a Vendus e a InvoiceXpress o explicam em português.

Imagina que gastas 2 000 € por mês, entre renda, software e anúncios, e que de cada venda te ficam 30 €. Precisas de 67 vendas só para ficar a zero. A venda 67 não te deu lucro nenhum: pagou a última fatia das contas. É a partir da 68.ª que começas a ganhar dinheiro.

É um número simples e quase ninguém o sabe de cor. E dá para perceber porquê: obriga a olhar para duas coisas de que se foge, que são quanto gastamos mesmo e quanto nos fica de cada venda.

Como calcular o break even da tua empresa

São duas divisões e nada mais:

1. Soma tudo o que gastas por mês, aconteça o que acontecer: custos fixos mais o dinheiro dos anúncios.
2. Vê quanto te fica de cada venda: o preço menos o que essa venda te custa.
3. Divide o primeiro pelo segundo. É esse o número de vendas.

Não precisas de folha de cálculo nem de contabilista para isto. Precisas é de ser honesto nos dois números que entram, e é aí que quase toda a gente falha.

Break even ou payback: qual é qual

Esta é a confusão mais comum de todas, e vale a pena arrumá-la, porque as duas contas respondem a perguntas diferentes:

• Break even: quantas vendas preciso de fazer por mês para as receitas igualarem os custos. Mede-se em vendas. É a conta do mês que vem.
• Payback: quanto tempo falta até o negócio me devolver o dinheiro que lá meti. Mede-se em meses. É a conta do dinheiro que já saiu.

Se alguém te disser «já atingi o break even», está a dizer que o negócio deixou de dar prejuízo, e não que já recuperou o investimento. São coisas diferentes e podem estar anos separadas: um negócio pode passar o break even em março e só recuperar o investimento três anos depois.

A conta do payback tem calculadora própria em o que é o payback e como calcular o retorno do investimento.

Qual delas te interessa mais depende de onde estás. Se já abriste o negócio e tens dinheiro lá dentro, a que te tira o sono é o payback. Se ainda estás a pôr preços, ou se o mês fecha vermelho, é esta.

E há uma ordem entre elas que convém respeitar: o break even vem primeiro. Não faz sentido calcular em quantos meses recuperas o investimento se o negócio, todos os meses, perde dinheiro: nesse caso a resposta é nunca, e o prazo não melhora com paciência.

O erro que estraga a conta: confundir preço com margem

Este é o erro número um, e é caro.

Alguém vende um produto a 50 € e pensa: «gasto 2 000 € por mês, logo preciso de 40 vendas». Só que aquele produto custa-lhe 20 € a comprar e a enviar. De cada venda ficam-lhe 30 €, não 50. O número certo não é 40 vendas, são 67.

Quem faz esta conta de cabeça engana-se sempre para o lado bom, e depois não percebe porque é que o mês fecha vermelho estando a vender «bem».

A regra é simples: nas contas do negócio, o que interessa nunca é o preço. É o que sobra do preço.

O que conta como custo fixo e o que não conta

Custo fixo é tudo o que sai da conta mesmo que não faças uma única venda este mês.

Entra: renda do espaço, software e subscrições, contabilista, salários, seguros, prestações de equipamento, telecomunicações, alojamento do site.

Não entra: o produto que compras para vender, o envio, a embalagem, a comissão da plataforma de pagamentos, a comissão de quem vende por ti. Isso é custo de cada venda e vai na terceira pergunta.

Os anúncios são um caso à parte, e por isso têm pergunta própria: comportam-se como custo fixo, porque defines um valor por mês, mas ao contrário da renda podes desligá-los amanhã. É a única despesa grande com essa propriedade, e vale a pena vê-la em separado.

E o meu ordenado, entra onde?

Entra nos custos fixos, e tens mesmo de o pôr lá.

É a correção mais importante que podes fazer a esta conta. Muita gente deixa-se de fora, chega ao ponto de equilíbrio, fica contente, e continua sem receber nada. Um negócio que não paga a quem o faz não está em equilíbrio, está a ser subsidiado por ti.

Põe o valor de que precisas para viver. Se ainda não consegues tirá-lo, pelo menos ficas a saber a distância entre o sítio onde estás e o sítio onde o negócio se sustenta sozinho.

Subir o preço ou cortar despesas?

A tabela ali em cima responde a isto com os teus números, e a resposta surpreende quase toda a gente: subir o preço costuma valer mais do que cortar despesas.

A razão é matemática. Quando cortas 10 % nos custos fixos, poupas 10 % de uma parte do que gastas. Quando sobes o preço 10 %, esses euros vão todos para a margem, porque não tens de pagar produto nenhum por eles. Num negócio com margem apertada, subir o preço 10 % pode aumentar o que te fica de cada venda em muito mais do que 10 %.

E há a parte prática: cortar despesas dói, demora e tem fim. Subir o preço é uma decisão que tomas hoje, de graça.

Experimenta na calculadora antes de acreditares em mim. Mete os teus números e vê as duas linhas.

Onde é que os anúncios entram nesta conta

Os anúncios são a única despesa do teu negócio que existe para te trazer as vendas de que a conta precisa. As outras mantêm a casa de pé; esta enche a casa.

E por isso a conta muda de sentido quando começas a fazer anúncios. Deixas de perguntar «quantas vendas é que eu consigo» e passas a perguntar «quantas vendas é que eu quero». Se sabes que uma venda te custa 15 € em anúncios e que te ficam 30 € de cada uma, então cada 15 € que pões a mais é uma venda a mais, e mais 15 € para ti.

É essa a diferença entre um negócio que espera por clientes e um negócio que os vai buscar. E é por isso que quem sabe fazer anúncios consegue crescer mesmo com uma margem normal.

Um aviso sobre o que esta conta assume: ela trata o dinheiro dos anúncios como uma despesa fixa do mês, igual à renda. Na vida real não é bem assim: se gastares mais em anúncios, é suposto virem mais vendas com eles. Por isso não leias a conta como «quanto mais gasto em anúncios, pior»; lê-a como «com este orçamento de anúncios, é este o mínimo que tenho de vender».

Quanto posso pagar por uma venda em anúncios?

A resposta está no resultado: enquanto uma venda te custar em anúncios menos do que a tua margem, essa venda não te faz perder dinheiro.

Se te ficam 30 € de cada venda e o Meta te diz que cada compra custou 22 €, ficaste com 8 €: pouco, mas positivo. Se disser 35 €, estás a pagar 5 € por cada cliente que ganhas. Não há volume que conserte isso: quanto mais vendes, mais perdes.

Este é o número que tens de ter na cabeça antes de abrires o gestor de anúncios. Sem ele, não há maneira de saber se uma campanha está a correr bem ou mal, e é por isso que tanta gente desiste dos anúncios a dizer que «não funcionam».

Se quiseres ir por aí, tens a conta do outro lado na calculadora de quanto investir em anúncios: essa parte das vendas que queres fazer e diz-te quanto podes gastar.

As vendas por dia servem para quê?

O número de vendas por mês é abstrato; o de vendas por dia é o que te diz se aquilo é possível. Vinte e cinco vendas por dia numa loja de bairro é uma coisa; duas é outra completamente diferente.

A conta divide por 30 dias, que é a média do calendário. Se fechas ao domingo, ou se só vendes de segunda a sexta, tens de vender mais nos dias em que abres: multiplica o número por 30 e divide pelos dias que trabalhas mesmo.

E se eu vendo várias coisas com preços diferentes?

Usa o valor médio de uma compra e o custo médio dessa compra. Não é perfeito, mas é suficiente para decidir.

Se as diferenças forem enormes (vendes um produto de 10 € e outro de 900 €), faz a conta duas vezes, uma para cada. Vais quase de certeza descobrir que um deles paga as contas todas e o outro dá muito trabalho para quase nada. É uma descoberta útil.

Os impostos entram no break even?

Uns entram e outros não, e a diferença está numa pergunta: esse imposto depende de haver lucro?

O IVA não entra

O IVA que cobras não é teu: passa por ti e vai para o Estado. Por isso põe os preços sem IVA, dos dois lados da conta. Se tens um preço com IVA e não sabes quanto é sem ele, a calculadora de IVA tira-o num segundo.

Se estiveres isento ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA, por faturares menos de 15 000 € por ano, a questão nem se coloca: os teus preços já são sem IVA.

O IRS e o IRC também não entram

Não é esquecimento, é a própria definição. O IRS e o IRC são impostos sobre o lucro, e no ponto de equilíbrio o lucro é zero. Não há lucro, não há imposto sobre ele. Metê-los aqui seria pôr o carro à frente dos bois: esta conta serve precisamente para descobrir onde começa o lucro, e os impostos sobre ele só entram na conversa a partir dessa venda.

Os que pagas mesmo sem lucro entram, e são custos fixos

Há impostos e contribuições que não querem saber se o mês correu bem. Esses são custos fixos como a renda, e são exatamente os que costumam faltar na conta. Estão na lista a seguir.

Custos fixos que as pessoas esquecem

Quando alguém faz o break even e o número parece bom de mais, quase sempre falta aqui alguma coisa:

• A TSU dos trabalhadores. Um salário não custa o bruto: por cima dele, a empresa paga 23,75% de Segurança Social. Quem conta só o salário engana-se logo à partida.
• A Segurança Social dos sócios-gerentes. Se és gerente da tua própria empresa e recebes por isso, a empresa desconta por ti, com ou sem lucro.
• A tua Segurança Social, se passas recibos verdes. Aqui há uma diferença: depende do que faturas, por isso comporta-se mais como custo de cada venda do que como custo fixo. Fora do primeiro ano, anda à volta de 15% do que faturas em serviços (21,4% sobre 70%). O simulador de recibos verdes faz essa conta ao pormenor.
• O contabilista. Numa empresa é obrigatório, e paga-se todos os meses, haja vendas ou não.
• O IMI e o IUC. O IMI, se o espaço onde trabalhas é teu ou da empresa. O IUC, por cada carro em nome da empresa.
• Os seguros. O de acidentes de trabalho é obrigatório a partir do primeiro trabalhador. Juntam-se o de responsabilidade civil e o do espaço.
• A tributação autónoma. É a que mais surpreende: certas despesas das empresas, como as viaturas ligeiras de passageiros, as despesas de representação e as ajudas de custo, pagam um imposto próprio mesmo quando a empresa dá prejuízo (artigo 88.º do Código do IRC). Se tens carro da empresa, isto tem de estar na conta.

Alguns destes pagam-se uma ou duas vezes por ano. Para os meteres na calculadora, divide o valor anual por doze e soma o resultado aos custos fixos do mês.

Break even no papel, sem dinheiro na conta

Há uma armadilha que apanha empresas que estão, no papel, em equilíbrio: o dinheiro na conta não é todo teu, e há pagamentos que não coincidem com o mês em que vendes.

• O IVA a entregar. O IVA que cobras fica na tua conta até ao dia de o entregares, ao fim do mês ou do trimestre. Parece dinheiro disponível e não é. Quem o gasta chega ao dia da declaração sem ter com que pagar.
• Os pagamentos por conta do IRC. Depois de um ano com lucro, a empresa adianta o IRC do ano seguinte em três prestações, em julho, setembro e dezembro (para quem fecha as contas em dezembro). Se faturaste até 500 000 € no ano anterior, os três pagamentos somam 80% do IRC desse ano (artigo 105.º do Código do IRC). Um ano bom seguido de um ano fraco é o cenário perigoso: pagas adiantado sobre um lucro que já não existe e só recebes a diferença de volta depois de entregares a declaração do ano.

E uma boa notícia para quem ainda se lembra dele: o pagamento especial por conta, que durante anos apanhou as pequenas empresas mesmo com prejuízo, já não existe. O artigo 106.º do Código do IRC foi revogado pela Lei n.º 12/2022, de 27 de junho.

A regra prática é separar o dinheiro: o IVA que cobras vai para uma conta à parte no dia em que recebes, e não se toca. O break even diz-te se o negócio se paga; a conta bancária diz-te se aguentas até lá.

Perguntas frequentes sobre o break even

Break even é o mesmo que ROI?

Não. O break even diz-te quantas vendas precisas para não perder dinheiro. O ROI diz-te quanto ganhaste por cada euro investido, e só faz sentido depois de passares o break even.

Tenho de fazer isto todos os meses?

Não, mas refaz sempre que mudares o preço, mudares de fornecedor ou acrescentares uma despesa fixa. São dois minutos e evita surpresas.

Vendo serviços, não produtos. Serve?

Serve, e ainda melhor. Põe zero no custo de cada venda se és tu que executas, e põe o teu ordenado nos custos fixos. O número que sai é quantos clientes precisas por mês. Se cobras um valor fixo por mês a cada cliente, a calculadora de quanto cobrar por mês a um cliente faz a conta ao contrário: parte do que queres receber e diz-te o preço.

E se eu não tiver custos fixos nenhuns?

Então a primeira venda já é lucro, e a calculadora diz-te isso. Mas confere: contaste mesmo o teu tempo? Um negócio sem custos fixos costuma ser um negócio onde alguém trabalha de graça.

Porque é que a calculadora arredonda para cima?

Porque não existe meia venda. Se a conta dá 66,7, com 66 vendas ainda estás a perder, e só na 67.ª ficas em terreno seguro.

Há mais calculadoras destas?

Há. Estão todas juntas na central de ferramentas: quanto investir em anúncios, quanto cobrar, recibos verdes, IVA e salário líquido.